한글화일을 읽기 전용 편집 금지 문서로 공유하는 방법
한글로 작성된 문서를 다른 사람이 읽기만 할 수 있도록 공유하고 싶어요 !
아래아 한글은 관공서나 회사에서 폭넓게 사용된다. 아래아 한글로 작성된 문서를 상대방에게 보내어 업무 협조를 구하기도, 협의를 하기도 한다.
그런데 아래아 한글로 작성된 문서를 그대로 상대방에게 보내면 이를 수정해서 이상하게 재 배포할 수 있다. 자신이 만든 문서가 엉뚱한 곳으로 전달되어 오해를 받을 수 있는 것이다.
따라서 상대방에게 문서를 보내되 그 내용을 읽을수만 있도록 제한하면 좋다. 이렇게 하려면 PDF로 만들어 보낼 수도 있다. 그러나 PDF보다는 아래아 한글 그 자체로 읽도록 하면 나중에 편집권을 추가로 부여할 수 있어 더 좋다.
그렇다면 이런 경우 어떻게 해야 할까 ? 아래아 한글은 상대방에게 읽기 전용으로 문서를 전달할 수 있다. 이에 대해 설명 드리고자 한다.
읽기 전용으로 보내려면 배포 문서로 만들어야 !
아래아 한글에서 상대방에게 읽기 전용으로 문서를 보내려면 '배포용 문서로 저장"하면 된다. 한글 2010 이후 버전은 아래 사진에 있는 것처럼 "보안" 메뉴에서 "배포용 문서로 저장"을 클릭하면 된다.
배포용 문서로 저장 시 비밀번호를 지정할 수 있다. 비밀번호는 반드시 5자리 이상이어야 한다. 아래 사진은 3자리로 넣어본 경우의 에시이다. 당연히 "저장" 버튼이 활성화 되지 않는다.
상대방이 이 비밀번호를 알면 편집할 수 있다. 비밀번호가 공개되지 않는다면 상대방은 문서 내용을 볼 수 있을뿐 편집할 수는 없다.
다음 사진은 배포용 문서로 전달된 화일을 띄운 것이다. 문서의 내용은 제대로 나온다. 그러나 상단 메뉴나 도구 아이콘들이 흐릿하게 나와 모두 비 활성화 되어 있음을 알 수 있다. 내가 보내는 문서가 상대방이 수정할 수 없는 상태로 공유됨을 의미한다.
한글 2010 이전 버전의 경우 메뉴 구조가 다르다. 아래 그림은 한글 2007의 경우이다. "파일" 메뉴에서 "보내기", "배포용 문서로 저장하기"를 통해 배포용 문서를 만들 수 있다.
위와 같은 문서 공유방법의 실질적 차이를 느낄 수 있도록 필자가 테스트로 만들었던 화일을 첨부한다.
읽기 제한용으로 만든 배포용 문서
읽기제한문서.hwp(비밀번호는 11111로 이걸 입력하면 편집 가능함)
읽기 제한을 적용하지 않은 일반 문서
문서의 오남용은 스스로 챙겨야 !
회사 업무나 개인간의 문서 교환 시 이를 악용하여 문제를 일으키는 경우를 심심치 않게 보아왔다. 누군가 자료를 받아 이것을 마치 자신이 한 것처럼, 또는 그 의도를 곡해해 수정, 송부하기도 한다. 자신이 정성들여 만든 보고서나 자료의 가치를 떨어 뜨리는 것이니 이러한 행위를 스스로 막을 필요가 있다.
가장 좋은 방법은 타인에게 아래아 한글의 배포용 문서로 전달하는 것이다. PDF를 이용한 방법도 있으나 이 경우 상대방에게 편집 권한을 주려면 다시 화일을 보내야만 한다.
배포용 문서로 화일을 전달하는 경우 향후 그 사람에게 편집 권한을 부여하려면 적용했던 비밀번호만 알려주면 된다. PDF에 비해 배포용 문서 전달 빙식이 훨씬 효율적인 것이다.
오늘 소개드린 아래아 한글의 "배포용 문서로 저장하기" 기능을 이용해 자신의 지적 재산도 보호하고 타인과의 업무공유의 효율성도 높이길 기대해 본다.